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如何构建像钟表一样的协作关系

[转贴自:组织团队    点击数:223    更新时间:2012年08月08日]

    中国的许多中小企业,尤其是民营中小企业,往往是“人治”,即老板或老板的家族独揽大权,直接指挥企业的每个部门与环节,甚至会直接指挥到每一个人。这就好比是车轮子,老板是轮子的轴心,通过辐条直接辐射到企业的每个角落。这种企业管理模式,形象一点说,就是典型的“车轮子”文化。

  管理边界是有限的,在管理学上,一般认为一个管理者的最大边界是6-7人,超越了这个范围,管理效率就会递减。车轮子文化必然影响整个企业的运营效率,阻碍企业的发展。实际上,一个企业要有序且高效运营,应该像一只钟表:各个齿轮相互有机咬合,各个部件密切协同,形成一个有机的整体。

  那么,企业各部门如何才能构建像钟表一样的协作关系呢?

  首先,构建高效的部门之间关系,老板是首当其冲的。在管理学上有一个“爬墙理论”。就是说,部门之间没有建立起畅通的协作关系,而完全像是被围墙阻隔断了一样。需要部门工作协调及配合时,不是主动去找相关部门去协调和磋商,而是会先去找梯子——即更上一层的领导(往往是老板),通过老板来解决问题。这个时候,聪明的老板,不会把自己当做梯子,而是会发现围墙的存在,会首先狠批这个来找梯子的部门主官:我要你这个部门主官是来做二传手的吗?!并着手去把围墙彻底推倒。而笨一些的老板呢,则会有求必应。长此以往,企业内部就会围墙林立,每个部门都成了独立王国。另一个层面,作为一个部门主官,如果其他部门总是把该找你的问题先找到老板,通过老板来下达指令,那么,你这个部门也是很没有面子的。这个时候,也需要你去与对方沟通:以后这样的事情咱先协商解决实在解决不了,再找老板。要不,什么事情都跑去找老板,老板要我们这些部门经理干啥?

  第二,构建部门之间高效且满意的工作关系,要充分利用会议机制。公司联席会议,无论是例会还是临时会议,往往都是各个部门参加的。会议就是联合办公最日常的机制和平台,会议就是要解决问题,尤其是夸部门之间的问题。所以,要充分利用会议平台来沟通。所以,会议之前一定要做好充分的准备:说什么,怎么说,什么是时间点上说。特别地,会议沟通,由于老板在场,需要很好地把握尺度。在遇到部门矛盾的时候,自己多承担责任,少指责其他部门的不足,多提方法,不提借口,这是最好的原则。

  第三,建立主动沟通的流程和机制。企业里,总有一些部门是综合的,需要和其他所有部门打交道。比如行政部门。对于这些综合部门来说,光借助公司或者老板既有的沟通渠道平台是不够的,而是必须要多想一步:构建本部门自己进一步的沟通渠道。比如,行政部门主管人员招聘,就可以定期地以表格的方式向各个部门发放人才需求征询函(这个一定要做在前面,在老板拍板决定招人之前做),提前一步,自己就赢得了主动。再就是,要建立及时的信息反馈机制——最好同样用书面的表格形式,这样即使发生了矛盾,有据可凭。比如,营销部门提出了招聘3名业务经理的要求。那么行政部在通过老板决策之后开始招聘。这时候,行政部进入了招聘程序,而营销部则处于等的状态了(其实,营销人员的招聘皆需要营销部参加)。可是,合适的人才并不是说招就能招到的,而营销部呢又急等着要人。于是,矛盾就产生了:营销部对行政部的工作无疑会满腹牢骚。如何来处理这个问题呢?那就是行政部一定要主动:把自己阶段性的工作状况、结果或者遇到的特殊情况,及时地通报给营销部。比如,可以发布一些现阶段市场营销人才供需情况等信息。这样就可以减少矛盾和误会。

  第四,部门之间的负责人要建立和谐的个人关系。在企业里,非组织行为、非组织关系不仅客观存在,而且对工作协作往往会起到决定性作用。两个部门的负责人,如果二人的私交关系很好,那么配合起工作来如鱼得水,迎刃而解。反之,则必然相互掣肘,彼此倾轧。这就需要有一方主动站出来,去构建这种私人关系。私下里吃个饭,推杯换盏之间,感情就加深了。对方过生日,送上一份小礼物,发送一条原创的短信等等,都会拉近彼此的感情距离。有了感情基础,配合起工作来也就如鱼得水了。特别是作为综合部门的负责人,要熟悉其他每个部门主官的个性和脾性,要知己知彼,投其所好。

  第五,要有胸怀,始终站在公司全局利益上看问题,而不是站在狭隘的部门利益层面。部门之间肯定会有矛盾,被人投诉到老板那里,肯定没面子。说不好听,就是被人打了小报告,揪了小辫子。不要紧,把心胸放宽些,不要去斤斤计较,一笑而过之。反之,如果是别的部门给你穿了小鞋,你也睚眦必报,你一拳他一脚的,工作就彻底没法干了。记住:站得高,看得远,与低层次的人计较,说明你和他一样,层次也没有高到那里去。

  第六,通过团队活动来塑造团队文化。可以说,企业里,没有团队文化,就不会有真正的团队。如集体旅游,集体爬山,一起卡拉OK,一起聚餐等等,都是必不可少的团队活动。在这种非工作时间之内的集体活动,每个人都会放下工作的角色和面具,更多地回归和展现真我,唯有在这种条件下,沟通才更容易深入内心。团队成员才会更多地发现彼此的优点和可爱之处,才会消除隔阂,增进情感,而情感,无疑是团队的润滑剂。


 
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