当你坐在你的位置接听客户来电时，你的语言应该从“生活随意型”转到“专业型”。你在家中，在朋友面前可以不需考虑，而随意表达个人的性格特点。在工作环境中就必须养成适当的修辞、择语与发音的习惯来表达逻辑性。
咬词的清晰与用词的准确应该媲美于播音员，但播音员大部分时间不是照稿宣读，而是养成一种面向广大听众的统一表达方式。作为代表，你面对的是每一个不同的来访者——个性、心境、期望值各不相同的个体。你既要有个性化的表达沟通，又必须掌握共性的表达方式与技巧。
下面的例子，其中的语言运用虽然要表达的意思差不多，但由于表达的方式不一样，会使客户产生不同的感觉，从而影响其与作为沟通另一方的你及你所代表的企业的关系。
1.选择积极的用词与方式
在保持一个积极的态度时，沟通用语应当尽量选择体现正面意思的词。比如说，要感谢客户在电话中的等候，常用的说法是“很抱歉，让您久等”。这“抱歉久等”实际上在潜意识中强化了对方“久等”这个感觉。比较正面的表达可以是“非常感谢您的耐心等待”。
如果一个客户就产品的一个问题几次求救于你，你想表达你让客户真正解决问题的期望，于是你说，“我不想再让您重蹈覆辙”。干吗要提醒这个倒霉的“覆辙”呢？你不妨这样表达：“我这次有信心让这个问题不会再发生”。是不是更顺耳？
又比如，你想给客户以信心，于是说“这不比上次那个问题差”，按照我们上面的思路，你应当换一种说法:“这次比上次的情况好”，即使是客户这次真的有麻烦，你也不必说“你的问题确实严重”，换一种说法不更好吗:“这种情况有点不同往常”。
你现在可以体会出其中的差别了吧！下面是更多的例子：
习惯用语：问题是那个产品都卖完了。
专业表达：由于需求很多，我们暂时没货了。
习惯用语：你怎么对我们公司的产品老是有问题。
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专业表达：看上去这些问题很相似。
2.善用“我”代替“你”
专家建议，在下列的例子中尽量用“我”代替“你”，后者常会使人感到有根手指指向对方?
习惯用语: 你的名字叫什么？
专业表达：请问，我可以知道你的名字吗？
习惯用语：你必须……
专业表达：我们要为你那样做，这是我们需要的。
习惯用语：你错了， 不是那样的！
专业表达：对不起我没说清楚，但我想它运转的方式有些不同。
习惯用语：如果你需要我的帮助，你必须……
专业表达：我愿意帮助你，但首先我需要……
习惯用语：你做的不正确……
专业表达：我得到了不同的结果。让我们一起来看看到底怎么回事。
3.在客户面前维护企业的形象
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如果有客户的电话转到你这里，抱怨他在前一个部门所受的待遇，你已经不止一次听到这类抱怨了。为了表示对客户的理解，不应该这样说：“你说得不错，这个部门表现很差劲”，适当的表达方式是“我完全理解您的苦衷”。
另一类客户的要求公司没法满足，你可以这样表达：“对不起，我们暂时还没有解决方案”。尽量避免很不客气地手一摊（当然对方看不见）：“我没办法”。当你有可能替客户想一些办法时，与其说“我试试看吧”，为什么不更积极些：“我一定尽力而为”。如果有人要求打折、减价，你可以说：“如果您买10台，我就能帮你。”而避免说“我不能”，除非客户的要求是公司政策不允许的。与其直说“这是公司的政策”不如这样表达：“根据多数人的情况，我们公司目前是这样规定的。”如果客户找错了人，不要说“对不起，这事我不管”，换一种方式：“有专人负责，我帮您转过去”。
另外，方言中有一些表达方式应用在普通话中会不妥。如“一塌糊涂”、“不会啦”等上海或港粤台味道的表达，不应带到普通话的规范表达中。
语言表达技巧是一门大学问，虽然现在提倡个性化服务，但如果我们能提供专业水准的个性化服务,相信会更加增进与客户的沟通，不要认为只有口头语才能让人感到亲切。我们对表达技巧的熟练掌握和娴熟运用，可以在整个与客户的通话过程中体现出最佳的客户体验与企业形象。
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