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我真不敢相信，这竟然还没完成！我几个月前就要求完工了。这个项目怎么落后这么长时间？我明明清楚地列出了所有的时间节点。我想，这周我得加班加点把所有事情都安排好，因为没有人在做他们该做的事。如果到头来还是我来做所有的工作，那当初何必委派他人呢？
上述情况是否似曾相识？无论你是项目经理，还是负责管理临时项目，你都可能遇到过上述困境。
作为一名时间管理教练，我与这两种人都合作过。他们告诉我，项目管理中最大问题之一，就是自己以为，只要告诉别人去做某项工作，他们就一定能完成。对于较小的独立任务，这可能奏效。但在大多数情况下，尤其是耗时较长，复杂度较高的项目，仅是分配工作、解释项目情况还不够，甚至仅仅计划工作也不够。随时跟进才是确保工作完成的真正关键。
以下是一些重要的跟进项目的方法，既能提高按时完成项目的可能性，又能减轻压力。
调整心态是第一步
在实施以下建议之前，你需要审视一下自己管理项目的心态。如果你认为员工只需完成自己的工作即可，无须任何跟进，而且让他们承担责任很乏味，那么你将很难改变当前的情况。你会看到“跟进苏（Sue）项目”的提示，但你不会主动联系她，而是选择忽略提示，因为你觉得自己有更重要的事情要做。但正如我常说的，现实永远是赢家。
不管你喜欢与否，也不管你是否认为应该这样做，大多数人都会优先考虑有问责制的任务。没有后续跟进的项目可能会被拖延或根本无法完成。你越早接受这个事实，就越容易优先考虑跟进项目。如果你还摇摆不定，不妨换一种考虑方式：虽然周二下午两点停下手头的工作给苏发邮件可能不是你的首选任务，但总比周四晚上熬夜到凌晨两点去完成苏没干完的工作好多了。
明确期望
成功跟进的下一步是以书面形式清楚地列出你期望项目完成的时间。比如，你让某人检查开发中软件的最新更新情况，并准备发布会的演示文稿。如果你只告诉他们演讲的日期和内容，他们可能会认为在演讲当天早上把演示文稿给你就可以了。如果你期望更多地参与这一过程，那么当你在会议前三天，甚至在会议的前一天晚上还没有收到和演讲相关的任何内容时，你可能会不知所措。
如果你希望提前三周了解新软件发布的最新状态，在发布日期前一周完成演示文稿的初稿，并在发布前两天完成修订，你需要明确地告知团队所有的时间节点。如果没有明确的预期，团队成员就不知道你需要什么，从而无法对整个过程充满信心，而你也很难知道哪个部分需要改善。你可能会感到焦虑不安，但又不想进行微管理。项目最后期限之前的这段时间你可以随时跟进项目的完成情况。
系统化跟进项目的方法
跟进时需要考虑的事情越少，项目跟进的过程就越顺畅。有多种方法可以让这一切变得更容易。一种方法是简单地共享电子表格和跟踪文档，记录流程中每个步骤的日期。你可以让团队成员负责填写，你定期检查完成情况，比如根据项目情况每周一次或每天一次。到了检查时间，你就查看当前的状态更新。如有必要，发送信息或提醒，询问已逾期的项目情况。
另一种更复杂的方法是使用项目管理系统，将任务分配给个人，然后你就可以一目了然地看到哪些任务已经完成，哪些正在按计划进行。几个常用的系统包括Asana、Monday.com和Notion，它们可以自动发送提醒。
最后，你可以利用会议进行跟进。这是最耗时的方法，但你可以根据项目的利害关系以及需要自己提供的意见多少来判断，这是否仍是一个有效的策略。毫无准备参会比忽视自动提醒要难得多。你可以专门开会检查项目进展情况，也可以简单地在已有的一对一会议或每周同步会议中安排跟进项目的议程。你所选择哪种项目管理系统并不重要，重要的是，你是否遵守系统规则，记录交付成果，并确保在约定的时间就项目进展与同事进行沟通。
留出缓冲时间
即使有最好的项目管理系统，人们有时还是会错过截止日期。与其抗争，不如接受它，并在截止日期中加入灵活性。对于小项目来说，这可能就是要求提前一天完成任务。这样你就有时间在提交成果之前为项目做一个简单的检查，而且还不需要加班。
对于较大型的项目，你可以要求团队在最终截止日期前一周或更早完成，这样，你就有了缓冲时间以防任务耗时超过预期。这也让你有能力检查工作，并让负责人修改项目，而不是由你来亲自完成所有修改内容。提前设定截止日期，就能在情况变危急和整个项目进度落后之前采取后续行动。
讨论结果
如果团队成员确实按时完成了工作，而且做得很好，不要吝啬你的表扬！完美完成任务绝不应被视为理所当然。但是，如果项目出现了问题，团队压力很大，你就应该退一步来评估情况：我是否提出了明确的期望？我有系统性地跟进项目进程吗？我留出缓冲时间了吗？鉴于这个人的总工作量，我提出的要求是否合理？
自己的不足并努力改进，你也可以和别人一起讨论改进之处。如果你已经尽责，但对方却出了问题，也要把问题说清楚。坚持不懈地跟进才能尽可能顺利、高效地完成项目。在前期投入一点时间，就能在整个过程中大大减轻压力，提升最终效果。
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