2)董事会考核表举例
考核表内包含可量化性指标,也包含非量化指标,设定考核指标须坚持SMART原则(即指标是具体的、可量化的、可达到的、相互关联的、有时间限制的),在借鉴国内外专家研究的基础上,一套合格的绩效评价表包含如下内容:
公司的使命和哲学。作为公司治理的核心机制,董事会有责任构建良好的公司文化、价值观体系,使公司赢得良好的公众形象,考核指标如公司的价值观体系、良好的公司文化状况、贯穿于组织中的道德行为、遵从标准状况等。
公司的目标、战略和结构。在董事会的战略职能出发,可以提一系列的问题,如董事会最近将会(或曾经)花费大量时间和精力来考虑公司的长期目标以及实现这一目标的战略决策吗?董事会对未来目标和战略有没有形成具体文字?当董事会需要在未来的目标、战略、政策、重大投资项目等方面做出决策时,他是否有实践和能力,能否有效地做出这类决策?董事会是否定期检查公司的组织结构,并考虑将来可能的结构变更?以上问题换一种表达方式就可以形成具体的考核指标,来考核董事会战略职能的有效性。
董事会与管理层的关系。为了更有效地实行对管理层的监督,防止内部管理层控制,董事会必需依据公司章程和规则,定期检查董事会和管理层之间的权力分配,确定这些权力分配是否与公司业务变化的需求相一致。因此,可以通过董事会对管理人员授权的明确程度来考核董事会对“责任的分工”情况;通过董事会是否定期审核与评估重大项目在实施过程中的技术、成本和进度状况及其是否定期要求总裁提供年度计划和预算来考核董事会“对管理层的监督”;以董事会为管理层提供的建议数量和建议予以成功实施的比例来考核董事会“为管理层提供建议和咨询”的情况。在“考评管理层的业绩”方面,可考核董事会是否有一套合理的高层管理人员业绩考核标准,并考查董事会对高层管理人员的经营业绩与合法性的评估状况,以及对高层管理人员的薪酬安排状况。在“审视资源和能力”方面,可考核董事会利用新技术和资源以更好地交流企业绩效、或更加有效地参与企业监督的情况。可通过内部信息覆盖率,外部公司治理机构和投资者、债权人所认可的会计信息质量(包括信息的及时性、可靠性与透明度)以及发布董事会大部分决议的及时性来考核董事会在“信息的及时性和准确性”方面的业绩。在“董事会的决策”方面,可考核董事会帮助确立公司财务战略方案的情况和帮助决定资源配置方案的情况,可以管理层的知识结构、教育程度与培训次数和高层管理人员发展计划的实现程度来考核董事会对“管理层的改进”情况。
董事会的结构和规模。通过分析和实践表明,董事会规模、董事会的独立性及董事会人员构成、董事任职时间、董事的职责、董事素质状况和董事薪酬结构等与董事会效率之间存在着重要的关系。美国管理学家Lipton和Lorsch曾对董事会规模与公司绩效之间的关系进行的实证研究,认为董事会的最佳规模为7~8人,规模过大会导致协调和组织过程的效率损失,规模过小则不能有效地提供多角度的决策咨询,降低了董事会的监督能力。董事会的独立性对其有效地行使职责是至关重要的,它在相当程度上使管理层对股东负责,并且是保证公司有效运作的基础。独立董事是体现董事会独立与管理层的重要方面。Mishra和Nielsen(1999)认为,用独立或外部董事比例作为刻画董事会独立性的一个关键指标,是决定董事会效率的一个重要方面。
结合国外的实证研究结果和我国的情况,可以董事选举制度的合理程度和对选举制度的遵守情况来考核“董事的选举”,以独立董事比例的合理性及董事会规模的合理性来考核“董事会的组成”,以董事业绩的自我评价与相互评价情况来评估“董事的业绩考核”,以独立董事以及内部董事届期的合理性来考核“董事的届期”。
例:某企业董事会的评价表格
类别
评价内容
评价要点
董事会运作规范性
工作机构与制度建设
1.机构合理:董事会工作机构设置符合公司改革发展需要。
2.职责明确:董事会与经营层职责划分清晰。
3.制度健全:董事会及专门委员会工作制度、议事规则健全、公司各项基本管理制度健全。
日常运行
1.依法行权:董事会及其工作机构按照有关法律法规和公司章程的规定行使职权。
2.按章履职:董事会按照规定程序决策;董事会与经营层各司其职,各负其责,协调运转。
3.信息沟通:董事会同出资人、监事会、经营层、公司党委和其他利益相关者进行及时、有效沟通,提供相关信息;董事会决策前能为董事特别是外部董事提供充分有效的决策所需信息。
4.体现出资人意志:董事会形成的战略规划、投融资决议、经营业绩目标等符合国家相关产业政策,充分体现出资人的要求。
5.支持监事会依法履行职责。
6.支持公司党委发挥政治核心作用。
董事会运作有效性
决策效果
1.推动公司发展:董事会决议符合公司改革发展的要求,企业价值创造能力、主营业务增长和公司核心竞争力得到有效提升。
2.全面风险管理:董事会对决议事项进行正确审核与评估,有效避免重大决策失误,强化风险管理。
3.国有资产保值增值:公司国有资产保值增值情况符合公司战略发展要求,完成相关考核指标。
经营层考核与管理
1.经营层勤勉履职:根据公司改革发展需要,能对经营层进行科学考核评价和激励,实现经营层成员的忠实勤勉履职。
2.决策有效落实:董事会依照有关规定对经营层实施有效管理,保证公司战略规划及董事会各项决议得到有效落实。
结合这个“绩效评价表”,通过填写以下表格就可以评估董事会的绩效,确定董事会在哪些方面表现突出、在哪些方面表现良好、在哪些方面需要改进以及在哪些方面的行为是完全不能接受的。
评价指标
评价标准
权重
评分
加权分数
1
……
2
……
3
……
…
……
评分:1分=难以接受的表现;2分=需要改进的表现;3分=良好的表现;4分=优良突出的表现。
董事会绩效考核的反馈与激励
根据考评结果,对董事会成员进行激励、约束,使其认识到自己的优缺点,制定改进计划,并反馈到观念和组织结构上,决定是否需要进一步更新观念,改善组织。
例:绩效考核反馈表
部门
职位
姓名
考核日期
年月日
工作成功的方面
工作需要改善的地方
是否需要接受一定的培训
本人认为自己的工作处于什么状态?
对考核有什么意见
希望得到怎样的帮助
下一步的工作和绩效改进的方向
面谈人签名:
日期:
备注:
总之,公司治理源于解决企业所有权和控制权分离所产生的代理问题,亦即内部人控制问题,因而其产生之时的主要目标就是保护所有者的最大福利(即所有者权益)。在现代公司治理结构体系中,董事会是公司治理的核心。对于股东而言,董事会是受托者,接受股东的委托实现股东对资产保值增值的要求,对于经营层而言,董事会又是委托者,授权经营层开展公司经营活动并对其实施监督和控制,以实现其经营目标。董事会对高管人员行为缺乏有效的监督是导致内部控制系统失效的基本原因。而通过评估董事会的绩效,将提高董事会履行其职责的有效性,充分发挥董事会在公司治理结构中的重大作用。因此,对董事会进行绩效评估是董事会制度建设必不可少的一个环节。
案例1:微软董事会绩效考核
微软董事会绩效考核既包括董事个人,也包括董事会整体。作为董事个人的绩效考核指标中有一些是非常主观的。比如说董事是不是参加董事会全会,如果说一个董事他缺席董事会的次数达到70%的话,按照一个规定会在公开场合中给予披露。但是仅仅靠曝光还不能够打造一个好的董事。另外,作为一个独立董事来讲,也有其它的业绩考核指标。这种反馈机制每年都要进行。当然,在整个评价的过程中,重点并不是放在董事个人做得怎么样,而是考察董事会整体发挥的作用怎么样。因此,微软也是跟其它公司的董事会做同样的事情,那就是进行年度董事会业绩考核,给每一位董事发放一个书面问卷,就不同的一些领域给他们一些问题:比如说有没有从管理层得到你想要的信息,哪些信息你需要能够更经常的获得,或者说呈报方式有所改革;你认为在董事会讨论公司战略的时候,讨论进行得怎么样;对那些可能进行的公司购并,董事会开始讨论的时间是不是够早;还比如在每年都要进行的关于公司战略的务虚会上,大家是不是觉得谈得很好,把要谈的问题都反映了出来。所以说,通过提出30个不同的问题,然后从董事会那边得到他们个人的书面反馈意见。之后,通过电话来访谈每一个董事。一方面,可以根据这个董事所提出的反馈意见提出一些较为深入的问题。此外,还可以就其他董事提出的问题和想法征求董事会的意见。每年12月份微软都会就如何来改进公司董事会的工作提出一个建议,然后提出备忘录。公司治理以及提名委员会会针对这样一个建议备忘录进行讨论。然后再提交董事会整体讨论。根据讨论的结果拟定一个行动计划,其实包括一些切实的工作步骤,来改进董事会的工作水平。除此之外,微软为了保证考核的客观公正性,采取了引入第三方来做业绩考核工作。一般都是由一个外部的律师事务所合伙人来做。当然,这种做法也有其不足之处。作为一个独立的第三方来讲,他的客观性和独立性都能得到保障。但是这样一个外部第三方不见得能够很好的理解公司的情况,以及董事会的情况。
案例2:中国网通的董事会和董事业绩评估
中国网通从2005年开始实施了年度董事会业绩评估,并将董事会业绩评估纳入了董事会提名与公司治理委员会职权范围书内容,由提名与公司治理委员会按自然年度组织实施对董事会及所属专业委员会的业绩评估工作。
董事会及所属委员会业绩评估工作主要采用董事会及委员会自评的方式进行,评估标准主要包括对董事会在保护股东利益、战略管理、业绩管理、人才管理、风险管理、利益相关者关系等方面履行职责的情况。
1、董事会业绩评估的主要流程
评估标准审批:每年度结合上一年度评估工作的经验及外部专家的意见,对评估标准进行检讨与修订,在获得委员会批准后实施。
评估工作实施:各位董事根据其在不同专业委员会任职的情况,对所在专业委员会及董事会进行评估。
出具评估结果:根据全体董事的评分情况,汇总董事会及专业委员会业绩评估成绩,并提出董事会工作改善建议,先后提交委员会及董事会审议。
2006年11月,提名与公司治理委员会办公室对业绩评估标准进行修订,制作评估用评分表格,并结合实际工作中较为关注的问题设计了开放性问卷。在得到委员会批准后,年底正式启动此项工作。
2007年2月,提名与公司治理委员会办公室回收了全体董事评分表格与问卷,对所有数据及董事反馈意见进行了深入分析,并最终出具了《2006年度董事会及所属委员会评估总结报告》,指出了董事会工作中的优势和劣势,并提出了改进建议和工作计划。根据董事有关提议,在该报告的基础上针对各委员会的问题所在,出具了《对2007年董事会各委员会的进一步改善措施建议》,为各委员会2007年改善工作提供了有力依据。
2、对董事个人的业绩评估
自2006年起,网通制定了《中国网通集团(香港)有限公司董事绩效评估办法》,并实施了董事年度绩效评估。董事评价的主要内容包括董事的履职情况、参与董事会工作程度、客观公正性、团队合作及专业知识和能力等等;评价采取董事互评的方式,同时征求管理层对董事的评价意见;董事评价结果根据评估得分分为优秀、良好、欠佳三个等级。
参加2006年绩效评估的董事共13名,全体董事评估平均得分为89.0分。其中得分在85分及以上,绩效等级为优秀的董事有10名,占全体董事的76.9%;绩效等级为良好的董事有3名,占全体董事的23.1%。
中国网通董事评价每年进行一次。董事评估结果由董事会薪酬委员会与董事进行反馈和沟通,帮助董事了解自身的长处与不足,以有效提升个人能力,实现董事、董事会和公司的共同成长;董事评价结果应用于董事的提名、任免和职位调整。董事评价过程中,董事针对董事工作和董事会运作提出的意见和建议,是改进董事会工作和制定董事年度培训计划的重要依据。