第二十条 合约处理
(一)订立或修改合约时，经办部门拟稿后判行前，应将文稿转送总管理处法律事务室核稿。判行后依业务需要份数送请缮打、校对、用印。
(二)固定格式的合约书其原稿应依前款规定经核稿判行后使用，经办部门使用时依式填写所需份数呈准后，直接送请用印。
（三）合约书签约代表原稿、正本的保管部门规定。
保管部门收到合约书正本应即贴足印花并予销印后与原稿一并归档。其他业务有关部门均以副本留存备用。
第二十一条 副本及图书处理
副本视同正式文书，应依规定处理、归档；各类图书应指定部门集中管理。
第二十二条 电报处理
电报视同文书，依本规则办理。
第二十三条 文书处理要点
(一)经办文书遇有关系重大足以影响公司权益之重要文件，应将正本妥为保藏，每有应用均以副本或影本层呈处理。
(二)为利文书处理并达分层负责目的，经办人应就内容要点签拟意见或选稿随来文呈部门主管核阅批办，各主管人员应对文案注意见，避免只签名而无意见。
(三)经办、会稿、核稿等人员之答名，应清晰可辨，不得潦草难认。
(四)经办文书应视其轻重而定缓急，如案情涉及其他部门应照会办理，会稿案件会办部门应按速件处理之。
第二十四条 文件处理期限
(一)收发人员收文时，原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到一小时送交有关人员。
(二)分文人员的分文时期，由各公司视其收文数量自行订定。
(三)经办人员的处理期限。
1.速件、电报、机密文件等应随到随办，于文到一日内处理完毕为原则。
2.一般案件由部门主管斟酌经办人的工作量，指定处理期限，一般以文到三日内处理完毕为原则。
3.来文定有答复期限者，应尽力于来文所定期限内处理完毕。
4.计划、试验、研究、开发、规章修订、测定、搜集资料等特殊案件部门主管应斟酌实际需要分别规定其处理期限。
5.监印人员原则上于当天完成用印。
6.文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日。
7.签呈案件，按分层负责的决行层次，由各公司自行订定时限。
第二十五条 文件稽催
(一)经办人如未能如期办妥文件，应于处理期限届满前，经请示部门主管同意后，以口头通知文书收发人员更改处理期限。
(二)收发人员应按日检查催办联，到期未见办妥销案者，应先以口头通知经办部门主管，如再俟一天仍不见办妥销案者，应即以"文书催办单"一式二联，送经办部门主管交由经办人填注"拟完成日期"及"迟延原因"经主管批核后，经办部门自存一份，一份送还收发人员继续依期稽催，收发人员应随时将稽催情形记录于稽催联。
第二十六条 发送方式
文书发送方式分为专送、邮寄(平信、限时、挂号、航空)
电报(寻常、加急、书信、打字)及集运等，经办人应于文书底稿上注明。
第二十七条 文件递送
(一)呈阅文件的递送方式
文件呈阅、呈判、会办时，如为普通案件以浅灰色卷宗递送，如系机密，紧急或A类案件，则以桔红色卷宗递送。
(二)部门间文件的递送
1.发文及受文部门在同一厂区内，可以文件直接递送，如需签收者，可以自存联送请请受文部门签收后取回稽催。
2.发文及受文部门在不同厂区者，发文部门收发人员需将文件依受文部门地区别以(处)、部(室)为单位装入"内部信封"予以递送，"内部信封"仅书写受文部门的厂、处、部、室名称不另注明经办人姓名，由受文部门收发人员统一拆封分发。
3.各公司于各办公地区应设一文件"寄送中心"，总公司为各公司总经理室，各公司(工厂)所在地为总务部门，各"寄送中心"得规定每日截止收件时间，以便整理集中装运。
4.收发人员将文件递交"寄送中心"后，"寄送中心"人员应将同一受文部门之厂(处)部(室)的文件集中整理，开具"文件递送清单"一式三联，第一联自存，第二、三联
连同文件汇总装入地区别专用"文件袋"寄送。收文地区之"寄送中心"人员收到"文件袋"拆开后，即以"文件递送清单"第二、三联连同文件送交各厂(处)收发人员签收后留存第二联，第三联以当天"文件袋"送还原发文的"寄送中心"存查。
5.总管理处各部、室、中心寄送各厂区的文件，一律递交各公司的"寄送中心登记转送。
6.总公司各"寄送中心"的"文件袋"，需于下午五时前送交总管理处总务部门统一运寄。
7.原则上文件应随到随送，不得积压，"寄送中心"人员须于每日上午上班后30分钟内将"文件袋"内文件分送各厂(处)、部(室)收发人员签收。
□ 印信
Ⅰ.印信种类
第二十八条 种类
(一)公章：各公司向主管机构登记之公司印鉴及特定业务专用之公司印信。
(二)职章：〖ZK(〗1.董事长、各公司总经理刻有公司名衔及职别的印信。
2.刻有职别及特定业务专用的主管印信。
(三)职衔签字章：各公司厂、处长以上主管刻有职衔及签名的印信。
(四)部门章：刻有公司及部门名衔之印信。如为不得对企业外行文之部门，应于部门章上加注"对内专用"之字样。
(五)校对章、骑缝章、附件章：刻有公司名衔及"校对章"或"骑缝章""附件章"等字样之印信。
第二十九条 印信的资料及形式
所有印信均为圆形橡皮质。
Ⅱ.印信使用
第三十条 监印人员
(一)各公司公章及董事长职章之监印人员应签请本企业董事长核定后任用。
(二)特定业务专用的图记及董事长职章、公章、总经理职章之监印人员应签请各公司总经理核定后任用。
(三)各部门主管的职衔签字章及部门章由各部门主管指定监印人员。
(四)监印人员不在时，应由代理人代为监印，代理人的任用应依前三款的规定签准或指派。
第三十一条 印信盖用
(一)行文时应依第八条的规定判行送请监印人员依第七条的规定于函件、文稿及底本上用印。
(二)其他文件需盖用印信者，经办人应填具"盖用印信申请单"一式二联，经呈准后凭以申请用印，监印人员除于文件上用印外，还应于"盖用印信申请单"正面加盖使用的印信，并收存第一联，第二联退回经办部门存查。
第三十二条 印色使用
公章、职章以红色印泥或红色打印水用印的。
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