二、 如何方便文档的审批?
如果只是一个文档的公布，那么也不能够叫作办公自动化系统。而只是一个看板系统或者公告系统而已。在部署办公自动化系统的时候，还需要注意如何方便上级领导或者其他员工对于文档的审批。当他们有不同的意见是，如果能够在原有文档上方便的表示出来。其实我们先可以回忆一下，在纸质文档上，我们是如何来做的。当我有一份文件需要给上级领导审核时，如果上级领导看到文档有哪里不好的地方，会直接在文档上做上标记、写上评语等等。那么在自动办公化系统中能否实现类似的功能呢?
答案是否定的。因为如果允许其他用户直接在原有的文档上进行更改，就可能会触犯上面所讲的安全原则。而且为了保证文档数据的唯一性，一般也要求只有特定的用户才能够进行更改。如果像上级领导等审核者对其有不用的意见，在系统中只能够通过“标记”等手段标识出来。最后对文档的更改仍然要有文档的所有者或者所有者授权的用户才能够更改。为此在用友U8管理软件中，提供了“文档验证”、“修改痕迹保留”、“签署意见查询”、“签署身份认证”等功能。
通过“手写批注”功能，用户可以直接在Word等文档上任意进行批注、注释等工作。而且这些批注的话，也只有批注的所有者才可以进行更改。如果文档所有者要修改上面的批注的话，则必须要取得批注所有者的授权才可以。这就可以保证批注同文档原稿一样的安全性。如果有多个用户需要参与到审核中去，如有一份“采购人员考核办法”的稿件，需要采购经理、财务经理、总经理等高层领导审阅。此时他们会将各自的意见通过“手写批注”的功能留在文档上。那么如何确保原有的手写批注不被破坏掉呢?此时系统会启用“修改痕迹保留”的功能。通过这个功能，可以保证各个用户所做的批注都可以完整无缺的保留下来，最终反映给文档的所有者。同时，这个功能还有另外一个作用，只要没有被锁定的文档被修改了，无论修改了多少次，系统都会保存所有的修改记录，已被后续查询。
为了保证文档的美观，当有员工对文档作了批注之后，在文档上只会做一个标记，表示这个地方有人做了批注。而批注的内容则不会直接在文档上表示出来。当文档所有者需要查看其他用户所做的批阅，则可以将鼠标移动到标记的上方，系统会自动显示批注的内容。当鼠标移走的话，系统又会自动隐藏。这“签署意见查询功能”即方便了用户的使用，同时又保证原有文档的美观。
另外文档是放置在办公自动化系统上的，有可能所有用户都可以看到。但是哪些用户可以进行批注呢?这可能会有所限制。如上面这个案例中，如果让所有的采购员都可以对那个考核的文档进行修改，众口难调，最后会很难办事情。在实际工作中，一般都是由采购员将意见汇集采购经理那边，然后有采购经理将意见汇聚，反映在系统上。也就是说，最终可能对文档作出批注的，可能就是那么几个有限的人。为此在系统中启用了“签署身份认证”功能。在这个功能中，启用了比较高的安全管理级别。如采用双重加密控制，进行签名盖章操作时需要插入USB加密卡和录入PIN码。即使不慎丢失了加密卡，密码只要输错三次，系统就会自动锁定加密卡使其不能使用，这样就解除了用户丢失加密卡的担心。简而言之，就是保证只有指定的用户才可以对文档进行批注、审阅的操作。
总之在办公自动化系统中，文件的安全无小事。同时也需要注意，在提高文档安全性的同时，也不能够影响到员工的工作效率。也就是说，要采用一切可行的办法，让安全与效率并行，让其相互辅助，而不是相互打架、扯后腿。
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