办公自动化可以说是企业实现信息化管理的基础。很多中小企业的信息化管理都是从办公自动化起步的。但是虽然如此，不少企业在办公自动化上面仍然存在不少的缺陷。对此笔者以用友U8系统为例，谈谈在部署中小企业自动化系统的时候，需要注意的问题。同时用户不能够忽视的是，在提高文档安全的同时，可能会导致工作效率的降低。如何在效率与安全之间取得均衡，这其中也有不少的学问。

　　一、 如何保证各种文档的安全性?

　　公告、看板等等是办公自动化系统的主要应用之一。那么如何来保证这些公告、看板上的资料的准确性与安全性呢?这是在部署中企业办公自动化系统时需要注意的第一个问题。笔者认为，企业在部署办公自动化项目的时候，在文档安全性上至少要考虑如下几方面的内容。一是这个文档的合法性，也就是说是否是有权限的人才能够发布这篇文章?二是文档的完整性，也就是说文档在公布之后，是否有被其他人更改过?三是什么人可以查看这个公告?其实简单的说，就是在现实中对书面文档的控制内容，在办公自动化系统中的看板与公告栏内也需要实现。

　　笔者现在以用友U8为例，谈谈其是如何来保障这些文档的安全的。或许这些对大家都有不少的参考意义。

　　首先，用友U8提供了“文档签名与盖章”的功能。在书面文档上，企业用户可以查看其他员工是否在文档上签字或者是否有公司盖章来证明这份文件的合法性，以及这公告的审核者等内容，给文档验明证身。那么在办公自动化系统中能否实现类似的功能呢?答案是肯定的。在U8办公自动化软件中，就提供了“文档签名与盖章”的功能。即提供了一个小工具，可以在OA系统中的Word或者Excle文件上盖上用户私有的章。只要保障这个章的安全，那么其他员工就无法冒用你的文字来伪造这个文件。

　　其次，通过“文档验证”功能，来确保文档发布后不会被非法修改。其实这门技术最早是用在软件上。如从网上下载Windwos等试用版操作系统时，在安装之前安装程序都会自动验证一下这个操作系统文件的完整性。如果文件有损坏，验证就会通不过。办公自动化软件中的“文档验证”功能也与此类似。如果文档被发布后被非法篡改的话，在文档验证时就会出错。而对于验证出错的文档系统会坐上标记，如在签章上打上黑条等等，提示用户这个文档可能被非法更改了。

　　第三，不过在特定的情况下，企业可能也会允许某些人可以更改这个文档，如所有者自己可以更改文档。为此在系统中，提供了“文档锁定”的功能。通过这个功能，可以保证被锁定的文档不会给私自篡改。如果需要更改的话，需要先对文档进行解锁。就好像Word文档中的写保护机制一样，需要通过输入正确的密码才能够更改文档。如果为了进一步增强文档安全性的话，则还可以采用加密卡等硬件机制，来加强用户的身份验证机制。到底是采用密码还是采用专业的加密卡，这主要看企业对于安全性的考量。通过密码等手段往往不需要额外的投资，但是安全性却要差一点。而采用加密卡等手段，就好象网上银行常用的Key盘，需要额外的硬件投资。不过安全性方面比较有保障。