架设维护和谐劳动关系的“红绿灯”
再次为附则。附则中最常见的事项有三个：其一为争议处理。规定将来使用规章制度的过程中如产生争议该如何解决。其二是施行程序。通常都规定公布的机构以及实施的日期。其三是对废止规章制度的注明。如果随着新的规章制度颁布，有废止的规章，则需要在附则中明确需要废止规章的名称，方便事后查询。
最后是附件。一项规章制度为了方便阅读，往往不把部分内容放入正文，而是在附件或者附表中予以表明。
l 建章建制需遵循三大原则
为保障规章制度的切实可行，在拟定具体内容时需遵循如下三个原则：
第一，合法性原则。《劳动合同法》第四条第一款规定“用人单位应当依法建立和完善规章制度”，这是法律赋予的义务。规章制度一方面要体现法律、法规和政策的精神，另一方面要把法律、法规和政策具体化、详细化，它是法律、法规和政策在企业里的进一步延伸。当然，下文论及的程序合法也十分重要。
第二，可操作性原则。企业应根据自身的经营状况和生产特点制定符合本企业的规章制度。如果规章制度言而无物，大而不当，对管理没有实际的指导作用。例如《劳动法》对过失性解除劳动合同只有原则性的规定“严重违反劳动纪律或者用人单位规章制度的”和“严重失职，营私舞弊，对用人单位利益造成重大损害的”。对于导致解除劳动关系的行为，企业在制定规章制度的时候就应充分考虑所有的情形，将可能成为争议焦点的内容加以细化，便于操作，避免劳动争议的产生。
第三，相当性原则。规章制度还应起到鼓励员工自觉遵守行为和对违规者予以适度惩戒的作用。因此规章制度应奖惩相当，明确、透明，不可暗箱操作，以体现对人的尊重和工作中的公平竞争，让每个员工都能找准各自的定位。广义的相当性原则还包括社会相当性，又称社会妥当性，是指社会一般价值观念中能够认可的事情。其实，在劳动行政和司法实务判断企业规章制度合法性的自由裁量中，也会考量规章的社会相当性。有些国家把这种社会相当性上升到法理的程度，如日本的劳动合同法第十五条就规定社会相当性是企业规章制度合法的法定要件。因此，企业在制定规章制度时，如果企业内的工会、职代会或职工代表参与能力较弱时，不宜规定对员工过于不利的规章制度，因为这种规章制度最终有可能被裁决或判决为非法。
l 三大程序不容忽视
根据劳动合同法的要求，一项有效的规章制度的制定一般需要以下几个程序：
第一，讨论方案。企业制定规章制度，需先拟草案。首先要选定起草人员。起草人一般是企业行政人员，也可委托外界顾问或专家代为起草。企业应当选择懂法律政策，熟悉企业实际经营状况，有管理知识以及较高文字写作能力的人员组成起草班子。确定了起草人员，接下来便要草拟大纲。所谓的规章制度大纲，就是确定其基本框架、体系构成、内容梗概，明确起草工作的指导思想、方法步骤、人员分工、起草工作的要求以及完成起草工作的时间等。大纲确定后，起草工作人员即可按照大纲确定的框架和内容着手撰写，形成规章制度草案的文稿。按《劳动合同法》的规定在这一阶段需要“经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见”。
第二，协商确定。《劳动合同法》第四条第二款规定：“用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。”这里确立了制定规章制度必备的法律程序，即须经职工代表大会或全体职工讨论、修改。
起草规章制度不可能一次完成，而是要经过反复的修改才能成熟完善，因此草案文稿修改时需要多次讨论。规章起草班子在对草案几番讨论和修改，感觉基本成形后，可以召开职工代表大会或全体职工大会讨论、修改；之后，再由起草人员在征求各方意见的基础上进行综合整理、去粗取精；最终，与工会或职工代表平等协商确定。
第三，公示告知。企业制定的规章制度，经法定程序，确认其内容合法、程序有效后，要由企业法定代表人签字并加盖企业行政公章，作为正式文件向全体员工正式公示或告知。关于公示的方式，我国并不存在相关的规定或要求。在实践中，常见的有以下几种方法：
1．在公开区域（如员工宿舍、员工食堂等）公布，或以发文形式送达给各部门，由各部门组织员工讨论学习。在这个阶段不应当仅仅是单向的培训，还应当给员工提出意见和建议的机会，必要时还要给予书面反馈。
2．新员工入职培训。对于新员工来说，公司以前的规章制度他们都没参与过制定环节，对内容也不知晓，因此，必须在其入职培训中将学习相关规章制度作为重要内容，学习后还要由员工本人签字认可。
3．把规章制度文件和工作服、生产工具等共同作为新员工的必备物品，由新进员工签领、确认。
4．在签订劳动合同时增加一个相关条款，员工认可已学习、了解了企业的相关规章制度，并承诺能遵守。
l 三点细节更需留意
在建章建制的过程中，除了在内容及程序上需要注意以上问题外，以下三点也非常值得重视：
第一，规章制度制定的主体要适格。一般认为，规章制度只能由企业行政制定。企业行政是一个有多层次、多部门管理机构组成的劳动管理系统，但并非其中任何一个管理机构都有权制定内部规章制度。为了保证所制定的劳动规章的权威性和统一性，只能而且应当由处于最高层、对全体劳动者具有管理权的机构来制定。以股份有限公司为例，其经营权限最高者首推董事会，因此规章制度的制订可考虑由董事会审议，再由董事长公布施行。企业中的其他行政管理机构，虽不是劳动规章的制定主体，但也可以参与其中，提出建议和意见。
第二，规章制度的语言应明确、规范。为约束员工的行为，企业规章的文字表述必须要严肃、严谨、规范。首先，要尽量使用“应当”、“必须”、“禁止”等带有强制意味的词语，避免“不可以”、“尽量”等口语化和建议性的词语。比如，某公司关于出差报销的制度有这样一条：“公司建议员工出差后7 个工作日内到财务部报销有关费用”，此处的“建议”就用得不妥，应改为“规定”。再如，某公司关于档案管理的一条规定：“各部门档案管理员请于每季度结束时将本部门的档案移交到公司行政部。”此处的“请”暗含了一种请求、祈使的意味，与该条文所应有的命令语境不协调。其次，用词要规范。规章制度的用语必须是正式的、规范的书面语言。不使用方言俚语，不使用不规范的简称，不滥用冷僻词等。比如，某公司的规章制度中充斥着诸如“司总办”、“公司总助”等简称，规范的说法应该是“公司总经理办公室”、“公司总经理助理”等。此外，涉及到具体业务的专门用语时，需运用规范的行业术语。对于一些尚把握不准的提法和难以阐明的定义，不要勉强写入。再次，规章制度的语言必须严密。每一章节、每一条款甚至每一词语都必须有确定的属性，人们的理解必须是一致的。如果规章制度表述前后矛盾，语言漏洞较多，则难以严格执行下去。
第三，规章制度与劳动合同不得冲突。规章制度与劳动合同的规定不一致时应适用哪个，这个问题在法理上一直存在争论，但《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（二）》第十六条明确规定：“用人单位制定的内部规章制度与集体合同或者劳动合同约定的内容不一致，劳动者请求优先适用合同约定的，人民法院应予支持。”也就是说规章制度与劳动合同的内容有冲突时，法院采用的判案标准完全是依照“劳动者请求”。为了避免用人单位在日后劳动争议申诉或诉讼中处于被动地位，在制订规章制度时应避免规章制度与劳动合同的规定抵触。
