人力资源工作高效 沟通顺畅的秘诀

    人力资源是公司重要的运营部门之一，一家企业从员工招聘、日常绩效考核、薪酬福利、企业文化建设、能力提升等等诸多提升企业内在竞争力的源泉，都是由人力资源部来承担相应职责的。因此，人力资源部是同公司内部其他部门、其他员工打交道最多的部门，它的一举一动也倍受企业员工的瞩目。

　　员工招聘、员工绩效考核、各种请假审批、考勤审批、员工内部沟通等，使得人力资源工作的一大特点是频繁地跨部门沟通和跨部门的审批，这是人力资源部门工作的特点，也是让HR部门人员最抓狂的地方之一。

　　频繁的跨部门沟通，最难保证的就是沟通效率和准确性，E-mail、电话、短信这三样一个也不能少，但还是不能保证及时的反馈和准确性。此外，如何保证跨部门审批流程的正确性，也是让人力资源部门颇为头疼的问题，让业务部门人员记住相关的审批流程，似乎总是不可能完成的任务。

　　所以，有些HR部门人员想通过专业的HR软件来解决企业内部沟通、审批问题。但问题是，专业HR软件功能确实强大，可日常的沟通和各种审批工作，是需要其他部门人员来配合的，你不能指望其他部门的人员频繁登录HR软件来完成各种日常的与HR相关的工作。

　　那该怎么办?

　　很简单，用友致远协同管理软件即可为你解决沟通与审批的烦恼。

　　员工招聘，从繁杂到专注

　　Louise是W公司HR部门负责招聘的经理，W公司是一间分支机构遍布全国的软件公司，每个季度人员增补量在50人左右，而公司只有她一个人负责招聘。

　　现在，W公司每个人员招聘面试流程基本是两轮。第一轮是HR的面试，主要是考察基本素质;第二轮是业务部门面试，对这个人的业务能力和业务实用性进行考察。如果被面试人是在总部所在地，则两轮合并为一轮，如果人不在总部所在地，则仍要安排两轮面试。

　　每天，Louise的工作就是从数以千计的简历中筛选出合适的人选、同筛选出的人员进行初步的沟通并确认是否可以进行面试、和业务部门沟通安排复试、征求业务部门的面试意见及薪酬建议、请相关面试人员填写打印的《面试评价表》并签字确认、向领导汇报，并把领导的最终意见反馈给用人部门。

　　如果W公司每季度需要增补50人，每个人需要通过两轮面试，那Louise的工作量将相当大，且极为繁杂，大量的时间是花在了内部的沟通之中。每面试一个求职者，内部业务负责人也要把他的面试情况反馈给Louise ，Louise随后也要把HR的面试情况和意见反馈给业务部门负责人，双方以此来对称、确认面试者是否符合招聘岗位的需求。

　　“每一个面试者的沟通，都会占我不少的时间。如果是面试驻外机构的人员，全部的面试、沟通反馈都是通过电话来完成，经常感觉我这一天没干什么事情，就是打了几个电话……”Louise之前也没有更好地解决方法，“我就只能频繁地加班来处理其他的事项。”

　　而通过用友致远协同软件，这些内部沟通都可最大限度地减少，让招聘经理的能够花更多的时间在选人、识人上。

　　那Louise要如何做呢?

　　第一步，就是利用用友致远协同强大的二元化工作流，以模板协同为基础，创建面试人员的素质模型。当用人部门进行面试的时候，必须根据素质模型来进行面试并进行打分。面试以后，用人部门的负责人需要将其意见直接填写在表单里面。

　　当面试人进入由人力资源部主持的第二轮面试，人力资源部也要将其面试意见填入之前由用人部分负责人发起的这个协同表单中，通过对这个人全面考察，给出综合素质考评。这两轮面试完成以后，协同就会按早设定的流程，流转到负责公司运营的副总经理，运营副总会综合用人部门和人力资源部门的意见决定这个人怎么用、以及他的薪酬状况。

　　由此，通过协同软件的应用，将以往HR与用人部门的耗时最多的内部沟通部分大大简化，一张表单上可以清晰地展现出用人部门与HR的意见，避免了内部大量沟通确认的过程，简单、清晰、明了。为运营副总进行决策提供了很好地依据，也让整个招聘工作变得非常高效，并在整个过程中间增加了大量的信息，可以供HR部门和用人部门去参考、检查，以便为将来的招聘工作打下数据基础。

　　Louise不需要再花费大量时间用在内部沟通与信息对称上了。

　　协同中的面试审批流程图

　　员工转正考核，轻松搞定

　　当人员招聘进来以后成为企业新员工。新员工就由人力资源部门直接交给用人部门进行试用期任用。在这三个月的试用期内，新员工的绩效如何，是否完成、承担了相应的业绩，是否有违规、违反工作制度的行为，这些信息人力资源部是不掌握第一手资料的，这些信息的获取需要通过与用人部门进行沟通来获取。

　　“在员工试用期内，我要去与新员工和他的主管进行沟通，了解工作表现情况，并考虑转正事宜。但我经常发现，沟通完了以后发现，人力资源部经常得到的只是一个评价，‘这个人是符合工作要求的，这个人总体的工作表现不错’内容空洞，缺少量化指标或者特别有说服力的材料。”

　　“在新员工转正过程中，HR单凭这些信息是无法有效把关的，这样决定一个新员工是否转正，对HR部门来说，是没有尽到责任的。”Louise也备受转正评价问题的困扰。

　　其实Louise的这个问题，通过用友致远协同软件也是很好解决的，同之前解决内部沟通问题一样。Louis先在致远协同上搭建了一套基于SMART原则设计的《试用期工作计划表》与《转正审批表》，并绑定相应的管理审批流程。

　　试用期工作计划的审批程序

　　而采用用友致远协同之后，每当一个新员工入职，Louise就先发出一个名为“试用期目标管理”的协同，安排新员工所在用人部门的指导人填写《试用期工作计划表》，并经过直接领导和间接领导的审核，由新员工执行。通过此一过程确保新员工、指导人、直接主管三方对相关入职考核信息高度对称，并确认新员工在3个月试用期内必须要达到这样一个结果。

　　“这个工作计划表中的内容是高度量化和精准的，比如对销售人员来说，业绩方面，漏斗不能少于20个，收入不能低于15万等等，这就让新员工在试用期间的总体表现是可控的，是有标准可衡量的。我们对新员工的考核，也就有了一个明确的标准，避免了之前空洞性的评价。”Louise介绍道。

　　当试用期满，新员工首先要发起一个转正申请的协同，在协同的表单中，他要根据《试用期工作计划》中要求的考核项目进行填写，并进行自我评判与打分。随后，该协同会自动按照流程流转到新员工直接指导人处，由直接指导人对新员工的试用期情况做一综合评价，之后再由新员工直接主管进行评价，再到间接主管处，以及后面相应的各个流程的节点。

　　通过此一方式，不但解决了之前评价不具体、较为空洞的问题，更避免了新员工转正审批流程延后等乃至影响转正工资定级等问题。

　　“以前，新员工填好转正申请表要当面交给指导人、直接领导、间接领导、HR、副总等人进行签字审定，如果其中任何一个环节的人员出差或者是有其他情况，新员工的转正就要延后，而现在通过协同，电子化的评审和流转，则不会出现这些问题。同时，这一转正审批流程的建立，让HR的工作，高效、公开、透明。”Louise对现在这套管理方式很是满意。

　　“此外，利用协同，以往最让我头疼的转正工资核定的问题，也得到了很好地解决。比如，我们公司客户经理的工资是需要由主管营销的副总和主管运营的副总共同审定，但两位老总都很忙，频繁出差，以前让两位领导都签字审批，经常需要10天半个月的。这段时间新员工也经常向我们咨询转正后的工资情况，但我们也没法答复。而现在，通过协同的方式，两位老总可以随时看到新员工的表现情况和相关主管的评定，直接对转正工资予以评定审核，不用再面签审批，一般半天就可以完成审批，大大提高工作效率和员工满意度。”

　　员工绩效考核，简单明了

　　W公司规定，公司对员工按照季度进行考核。

　　Q3结束之后，HR部门自然也需要安排Q3的绩效考核。之前，HR通过电子邮件将考核文档发给全体员工，并告知相应的流程。但到考核的时候，总有不少人打电话来询问相关的审批流程。W公司规定，每个员工填好自己的考核表后，由其直接主管和间接主管分别在员工提交的表单中进行评定。

　　“我经常接到电话，说考核表填好后不知道应该发给谁。有的人应该发给渠道总监却发给了直销总监，更有人说不知道要发给谁，就直接发给我们HR 了。如果大家都这样，就会给整个公司的绩效考核造成很大的困扰。”W公司负责绩效考核的Catherine也经常是有苦说不出，“350人的公司，如果大家都不按照流程走，那就变成表单满天飞了，必将造成非常混乱的局面。”

　　问题的核心，就是要有一个固定的流程，确保每个表单按照它应该走的审批流程进行流转，而A6的模板协同，将这一问题轻松解决。

　　在季度考核的时候，现在W公司的员工只要按照其所在部门，在协同中调用相应的表单模板，个人按照季度工作情况进行自评，填写完成后，协同会按照绑定的流程，自动发送给其直接领导，在直接领导填写完毕后，会继续流转到间接主管以及HR等相关人员处。在这一个过程中，员工、HR部门都能清晰地看到直接主管和间接主管对其上个季度工作表现的评价和考核结果。整个过程仍然保持了公开、公正、透明。

　　高效解决低水平重复性工作

　　小孟现在是W公司的人力资源部薪酬负责人。

　　以前，她每月一项重要的工作就是制作工资条，并把工资条正确地发给所有的员工。

　　“当年那个公司是每月5日发上个月的工资，我1号就要开始加班，把每个员工的工资、福利、奖金、税费等全部算清之后，再一个一个输入到 Excel里做成一个A3大小的表格，300人公司，光做工资条就花费了我快2天的时间。而且做的时候还要仔细核对，不能出一点差错，要不就有人来找我核对数字了……”小孟这样描述当时自己的工作，“这些数据录入之后打印出来，再用剪刀裁成一条一条的工资单，发的时候还要不断的嘱咐每一个人，‘条子一定要保管好，不要随便的乱扔到垃圾筒里被别人看到了’。如果那个人出差在外，这个条子也没办法给他留着，只好用碎纸机处理掉。”

　　“后来，公司改用E-mail发送工资单，确实比纸质单据能节省不少功夫，但是一个一个的复制粘贴，再发邮件，也是一件很费时费力的事情。每次给全公司的人发一遍邮件，这就要花掉我3个多小时的时间，发完之后头晕眼花。我也期望能有一个工具来进一步提高效率，减少低水平重复劳动，能有更多地时间用于薪酬方面的其他工作。”

　　而用友致远协同软件的引入，则完全解决了发工资条，这一低水平重复性劳动。只要将做好的工资Excel表格，导入到协同当中去，那每个人就可以通过自己的协同查询到个人的工资条。以前纸质工资条需要花3天的时间，通过E-mail变成了3个小时，而现在通过致远协同，则变成了3分钟。这极大地提高了HR的工作效率、减轻了工作负担，能够让薪酬经理有更多地时间用于其它业务处理方面。

　　总之，通过应用用友致远协同管理软件，人力资源部门的人员不但可以加强与用人部门和其他业务部门的沟通，更将HR从原先大量繁杂工作中解脱出来，将原先手头大量琐碎、重复的工作交给电脑来处理，大幅提升工作效率、降低工作压力，将更多工作时间花在业务上，!