98年海菱在做企业规划时，提出了要解决公司销售环节管控的力度和及时性问题。而这一点正是目前企业规模扩大、分支机构增多及市场竞争加剧过程中，随之而来的业务处理不规范，资金周转不明、客户信息管理混乱以及严重滞后的业务数据反馈等阻碍企业发展的问题症结所在。于是海菱开始考虑用软件来解决企业问题，用管理软件来规范和提升企业管理水平。

　　一个企业管理模式和流程的转换，往往会遭到来自企业各方的阻力，其中最典型的是各部门担心损失既得利益而进行消极抵制。所以企业一把手的重视和决心决定了企业会在管理发展上走多远走多快。海菱是非常幸运的，因为它的老板袁海忠先生是一位目光远大，条理分明，很善于既把握机会，又坚持原则的优秀领导者。他认为，海菱最需要加强管理的地方是销售；建立稳定高效的销售体系，实现更加公平的奖惩措施，是进一步提高海菱企业竞争力的重要手段，这是海菱比一些规模更大的企业需要更快的规划实施分销管理信息化系统的主要原因。

　　海菱信息化动因分析1、海菱组织结构海菱总部设在宁波市，在北京、上海设有一定规模的分支机构，从创立到发展，不过7年时间，两年前公司的信息化就是玩玩电脑，发发邮件，但海菱早在98年就规划了公司5年和10年管理信息化发展的目标。作为一家制造型的企业，产品技术和研发是基础，产品销售是最终目标，所以企业信息化的核心目标是：理顺企业管理流程为销售服务。

　　海菱的组织结构采取总公司、分公司或办事处，2级管理1级核算体制，总公司采用独立核算的形式；上海和北京设有分公司，其他地区设有办事处，均没有独立的核算功能。分公司和办事处负责当地的销售工作，客户是当地的各类商场或者超市。偶尔也有部分单位作为大客户直接向当地分公司或者办事处购买商品。具体结构如下图所示：

　　总公司：集团管理机构，全面把握企业业务采购、生产、销售的总体数据和调控；收集办事处销售数据、资金收付和其他信息，负责生产、营销的协调和管控。

　　办事处：负责产品的贮存及送货，产品售后维修，促销工作管理，顾客档案建立，确定服务措施并组织提供优质服务，负责区域内市场开发及有关信息的收集，定时向公司汇报销售数据，及时反馈各类信息，负责办事处的财务控制，管理商场和代销点的销售情况、应收帐款以及资金回笼等。

　　2、海菱在销售管理方面曾经存在的问题海菱总公司和办事处之间的信息交流情况，系统实施以前是通过电话、传真、电子邮件方式实现的，各办事处手工录入的大量数据，传到总公司后，汇总处理时仍然需要再次重复录入，工作量极其繁重，处理效率非常低。同时，由于人工汇总存在较大的计算出错可能性，因此上报给企业管理层的销售汇总数据的可靠性和及时性都比较差，无法达到让领导了解企业销售的实际状况，为领导决策提供准确数据化依据的目的。

　　在手工管理模式下，每周只能进行1、2次销售汇总数据的统计和报告，无法实现对办事处存货、客户应收帐款等明细数据的实时额度控制，无法及时了解、控制违规销售的行为，容易发生销售员携款出走，发货不入帐等管理责任事故。等期末结账或者审计发现问题后再进行处理，企业就已经蒙受了巨大的损失。

　　海菱分销管理系统解决方案海菱的管理架构实际上是公司统一进行商务管理和财务管理，各地办事处相当于业务部门、商务部门和财务部门派驻当地的代表，处理当地的销售业务。实施系统管理之后，海菱公司的整体业务流程将按下图所示进行：

　　系统由业务管理子系统和财务管理子系统2部分构成。

　　业务管理子系统主要功能包括：客户端电子商务功能、销售过程管理、库存管理、应收帐款管理、各类计划管理、商品档案管理、客户档案管理、统计查询、系统管理等；财务管理子系统主要功能为日常费用管理。

　　客户端电子商务功能：客户可通过登陆系统客户端，实现在线信息查询和订单处理。

　　销售过程管理：系统对各地办事处提交的订单实行统一的商务管理，总部可对每个客户的每张订单的执行情况进行跟踪管理，对特殊订单可以实现网上实时审批、处理。

　　库存管理：办事处当地的库存管理纳入总部统一的仓库管理体系中。当地库存不足时，由办事处提交调拨申请，总部相关部门审批通过后，由总部成品库执行调拨指令，将相应商品发运到各地办事处（或直接发给客户）。

　　应收帐款管理：各地办事处的应收帐款在总部财务部门的统一监控之中，企业领导可以随时查询每个办事处的应收帐款回收状况和任务完成比例。

　　统计查询：企业领导可通过系统随时查询各地办事处的销售实时数据如客户应收帐款、当地库存数量等，同时可随时查询整个企业的销售汇总数据和财务汇总数据，实现销售过程监控和业务责任追溯。

　　为达到更高的网络安全连接水平，系统选用第3方提供的SSL安全子系统进行部分数据的加密传输。具体系统的构架如下图所示：

　　海菱分销管理系统效果评析根据总公司和办事处两层管理关系比较扁平化的特点，海菱分销系统强调“网络化、及时性”，实现异地商务，集中管理。

　　该分销管理系统由用友集团伟库公司提供规划和实施，在其“用友伟库分销管理软件”的标准产品基础上，针对海菱管理流程和模式上的一些特点进行了小工作量的二次开发。该系统全面基于INTERNET,采用最新的ASP应用模式，具有低成本、高效率的特点。

　　海菱各地分公司和办事处均可通过系统提供的业务处理平台，将每日订单、销售、存货等数据输入系统，自动处理/生成各类销售统计报表；管理层可根据不同的权限随时了解销售、产品库存及资金情况，浏览系统提供的部分数据分析报告，为管理决策层提供更准确和及时的量化依据。对海菱来说，经过几年的发展，产品开发和生产实力已经不是问题，而加强销售环节的管理，减少销售环节的成本，提高销售效率，已经成为企业收益提高的重要源泉。

　　该系统采用ASP运行模式，海菱公司总部不需要单独构建昂贵的数据处理中心；分支机构无需安装专用的客户端软件，采用标准浏览器上网即可使用该系统的全部功能，数据处理全部在数据中心完成和存储，数据安全性高，操作简单，系统维护成本低。

　　海菱在分销管理系统实施之后，将规划OA系统、CRM系统、MRP以至庞大的ERP系统，但海菱务实的说，后续系统规划的依据将是是否有利于企业的业务发展，不会盲目的赶时髦上一些大而无用的软件系统。作为凭借市场机会快速发展的企业，海菱非常理性和务实。在选择适合并能切实推进自己企业发展的“内功秘籍”方面，海菱将继续保持稳健的风格，以是否能促进企业产品销售为判断的主要依据。