企业研发项目的凭证化管理

     【摘 要】 文章针对企业研发项目在过程管理上的薄弱现象,探讨了研发项目凭证化管理的必要性、概念模型、研发项目阶段性的凭证设计、研发项目阶段性凭证化管理的流程设计,旨在通过纸质凭证实现研发活动的阶段性控制,提高研发项目管理者、参与者的责任感、提高研发项目的管理效率。

　　【关键词】 研发项目;凭证化管理;模型;流程设计

　　大量的国内外统计数据表明,尽管我国企业的研发投资比例越来越大,但研发的投资效率却日益低下,研发投资产出率远低于发达国家。研发投资的不当消耗严重地影响着我国企业科技投资效率,危及企业的生存、发展。探讨研发项目的基础性管理模型与方法,对于提高企业整个研发项目的基础性管理效率起着至关重要的作用。

　　一、研发项目凭证化管理的必要性

　　当前企业研发项目费用管理通常是按照投标书上的费用预算(投标项目中标)或批准后的项目预算(企业自定)执行。但执行中,因研发项目自身技术的不确定性,多数研发项目进度一再延长、经费超预算,且不断加大。显然在资源有限的前提,这些行为影响了本期项目的效益、下期项目的资源投放,最终影响企业技术进步的速度、战略目标的完成。研发项目进度延长与经费超控涉及到两类问题:如原定的进度计划和费用是合理的,涉及研发执行者的责任;如原定的进度计划和费用是不合理的,既涉及研发进度、费用计划制定者的责任,也涉及研发执行者的责任。但在目前企业的管理框架下,无论哪类问题存在,都缺乏对相应责任的确认基础。例如:在研发费用发生的各个阶段,阶段费用的制定者、执行者缺乏一个纸制凭证的全过程纪录,当研发进度延长、费用超预算时,检查者难以判断是哪方面的责任;当实验次数增加时,检查人员难以辨别是由研发活动的不确定性引起,还是由耗材质量太差、工作粗心引起,诸如此类合理性与不合理性的大量混淆,在无纸制凭证的前提下,加大了判断的难度,使过程控制缺乏客观依据而流于形式。在此有必要借鉴制定会计凭证在加强经济责任制方面的作用,取得或填制会计凭证是证明经济业务已经发生或完成。有关经办人员在凭证上签字、盖章是明确业务责任人。通过对凭证的填制和审核可使有关责任人在其职权范围内各司其职、各负其责。将会计凭证化管理的方式运用于研发过程,才能为研发过程中的回顾、反馈与控制,夯实基础。

　　二、研发项目凭证化管理的概念模型

　　研发项目是一个连续动态的过程,为了更好地对充满不确定性的研发过程进行管理,将每个研发项目的过程按其阶段目标从时间上划分成若干阶段,每个阶段设置一张凭证。研发活动的凭证化管理是在每个项目研发阶段的起始,由项目负责人制订各阶段的研发进度、费用计划,阶段结束日由项目执行人填制已完成的进度和研发实际支出等信息。这些都以纸质凭证的方式来完成,为项目检查提供客观依据。研发活动的凭证化管理是通过阶段凭证的设计与传递将长期的不确定因素转化为各期相对确定的进度和费用来加以控制。连续的各个阶段的凭证汇总反映了项目负责人、执行人对该项目过程管理的全部文字记录。用数学公式表示:Y表示一个研发项目的研发费用,Ti表示研发阶段i的研发凭证,ti表示研发阶段i启用时的阶段目标和阶段费用预算,ti'表示研发阶段i结束时,技术目标的完成进度和费用的支付。

　　那么,Y与T之间有如下函数关系:

　　Y=Φ(T) (1)

　　Ti和ti之间的函数关系:

　　Ti=H(ti, ti') (2)

　　因此,Y与H之间的函数关系可表述为:

　　Y=Φ[H(ti, ti')] (3)

　　公式(3)为研发活动凭证化管理的概念模型。企业依据研发项目的技术目标及管理经验将研发技术发展过程分解为各个阶段的目标。研发凭证作为研发项目各阶段的进度,费用目标控制与凭证上起始、结束阶段的进度和费用标注的中间函数,其目的是实现研发活动凭证化的责任化控制,为降低研发过程的不当消耗控制提供纸制凭证。这一模型为研发提供了一个新的视角,将分阶段的纸制凭证直接作用于研发目标的实现,即通过纸制凭证的传递,形成由细节到总体、由研发活动的阶段控制到全程过程管理的控制,强化了研发管理者、参与者的责任。这一模型的最大特点是总体的进度和费用划分为阶段进度和费用,提高了研发活动的可控性。

　　三、研发项目的凭证设计

　　研发项目凭证设计的主要功能是反映实际执行与计划的偏离程度,以便进行有效控制。为此凭证设计应从不同的方面来反映这种偏离程度,应包含目标、进度、费用、控制及其他共五类指标。

　　研发项目总体目标的实现是通过一个个首尾相接的研发阶段目标分解完成的。阶段性的研发目标,即反映在凭证上,依据标书确定的本期计划进度和本期计划费用。研发活动的不确定性导致分阶段目标对原有目标的偏离,可通过两种方法加以应对。首先,任何一期的预算目标都具有一个弹性区间,因合理因素延长进度和增加费用可通过增值法加以测算,事后检查时可与无效资源耗费剥离;其次,从第二阶段开始,在制订目标时,可在各阶段原定指标的基础上,依据市场的变化对新产品的影响、前一阶段的进度完成情况做出调整。阶段划分越细,目标调整越及时,阶段目标的准确性越强。

　　进度、费用类该指标的基本要素为:本期实际进度、累计实际进度、本期预算进度、累计预算进度、本期进度差异。该类指标主要反映研发进度(或费用),并将实际进度(或费用)与预算进度(或费用)相对比,找出差异。

　　控制类指标的基本要素为:差异原因、改进手段、预计完成时间、预计单位成本降低、预计增加研发费用。进度类指标及费用类指标设置的目的是为找出差异、原因提供方便。控制类指标是设计阶段性研发项目进度、费用确认表的核心,目的是寻求改进的方法和手段,合理估计改进所耗时间,并计算改进后单位成本的降低与额外增加的研发费用,从而为从管理者成本效益角度决策是否进行改进,提供决策依据。

　　其他类指标的基本要素为:项目名称、填制日期、研发阶段日期、研发执行人员签字、制单、项目负责人签字、研发部门经理签字、财务经理签字。研发执行人员签字表明具体的改进任务落到了实处,而项目负责人签字、研发部门经理签字更多的是研发责任的体现。

　　四、研发项目凭证化管理的流程设计

　　企业研发活动凭证化管理的流程是随着研发项目开发方式的不同而不同。当研发项目采用并行工程时,研发活动可采用并联与串联相结合的方式。当研发项目采用平行开发时,研发活动可按照两种串联的方式(或并联与串联相结合的方式)同时进行。

　　以企业采用单一的开发方式为例进行流程设计。各阶段采用串联的方式。在研发前后联系的每个阶段,都有相应的凭证传递。例如某一制造业企业将研发分为11个阶段:新产品的概念原型、样品测试、基础作用草案、结构测试、工作模型设置、过程和设备计划、试验性产品、原形产品装配、定型产品、产品使用测试、试验生产。每一个阶段凭证的传递流程,如图1所示:

　　研发项目凭证化管理流程设计的意义在于,通过纸制凭证的传递、签字,降低研发活动的不当消耗、提高其管理效益。其具体作用可表现为以下几个方面:

　　(一)有利于明确研发的经济责任,实现经济责任制

　　推行研发活动凭证化管理,在每个填制环节都有经办人员签名,这就是经济责任透明化,有利于推行经济责任制,促使研发进度、费用的确认规范化、合理化;使整个研发预算的执行更系统化、明细化。

　　(二)有利于研发活动的软性化管理

　　研发人员大多是知识型员工,具有较强的创造性和较高的自主性,更青睐于以人为本的柔性管理。研发预算通过纸质凭证的形式分解到各个阶段,并同实际支出相对比,是超支还是节约,研发人员一目了然。研发人员会自主地寻求降低成本的新方案,而不是在上级面对面的指令下工作。这既实现了柔性化的研发管理,又节约了研发人员的时间。

　　(三)有利于保证数据的科学性和准确性

　　研发凭证传递实行流程化管理,会计部门与研发部门各施其职,各负其责。加强了企业部门间的内部沟通与交流;而整个流程采取的是三级复核制度,即阶段性研发项目负责人级复核、研发经理级复核、财务经理级复核,可以最大限度地保证凭证所反映数据的科学性和准确性,进而为会计核算提供更为准确的核算依据。

　　(四)可以为研发过程中的成本效益决策提供决策依据

　　凭证中的预计完成时间、预计单位成本降低、预计增加研发费用都是量化指标,研发人员在针对某一项差异寻求解决方案时,会事先估计完成该项改进任务所耗时间,估计该项改进任务会达到的效果(即单位成本的降低);估计改进所需增加的研发费用,然后对这三个指标做一个简单的成本效益决策,决定是否进行该项改进。指标的凭证化管理,使得研发决策有据可依,有证可查。

　　(五)有利于核对账务和事后检查

　　经过前述,流程处理后的凭证是合理合法的内部凭证,上面载明了经济业务发生的时间、地点、业务内容、金额、经办单位、当事人签章以及其他有关事项,完整地反映了该笔经济业务的内容。在核对账务和事后检查中如发现问题,可直接追溯到该凭证,进行复核处理。