“岗位说明书”需要创新与提升

    企业岗位说明书的作用和功能

“岗位说明书”，也称“职务说明书”，是通过岗位描述的工作把直接的实践经验归纳总结上升为理论形式，使之成为指导性的管理文件。“岗位说明书”具有以下方面的作用和功能：
“岗位说明书”的作用：
第一，为招聘、录用员工提供依据。确定岗位的任职条件；“岗位说明书”将作为签订劳动合同的附件；作为入职培训的教材。
第二，对员工进行目标管理。“岗位说明书”是给员工下达目标的凭证；依据岗位说明书可清晰设计目标。
第三，是绩效考核的基本依据。“岗位说明书”确定了岗位职责、权限、义务、责任；“岗位说明书”确定了职责和权限、义务、责任范围及内容；“岗位说明书”确定了考核内容。
第四，为企业制定薪酬政策提供依据。直接决定薪酬的是岗位评价，所以“岗位说明书”所提供的依据评价是间接的。岗位评价是企业薪酬政策的基本依据，整个薪酬体系需要以岗位评价为支撑性资料。而岗位评价的基础是岗位分析和岗位说明书，如果没有“岗位说明书”、岗位内涵分析、员工规格分析等资料，就无法进行岗位评价。
第五，员工教育与培训的依据。对员工进行培训是为了满足岗位职务的需要，有针对性地对具有一定文化素质的员工进行岗位专业知识和实际技能的培训，完备上岗任职资格，提高员工胜任本岗本职工作的能力。根据“岗位说明书”的具体要求，对一些任职条件不足，但其它方面优秀、符合公司急需人才要求的员工进行教育和培训，提升他本身的素质，最后使其达到“岗位说明书”的任职要求。
第六，为员工晋升与开发提供依据。人力资源管理中一项非常重要的工作是人力资源开发，就是通过一些手段使员工的素质和积极性不断提高，最大限度地发挥员工的潜能，为企业做更大贡献。员工的晋升与开发，离不开人事考核。人事考核是以员工为对象，以“岗位说明书”的要求为考核依据，通过对员工德、能、勤、绩等方面的综合评价，判断他们是否称职，并以此作为任免、奖罚、报酬、培训的依据，促进“人适其位”。
“岗位说明书”的功能：
第一，制度的功能。“岗位说明书”本身属于企业的组织制度范畴，在企业规章制度中的管理职责、工作要求或管理内容、管理事项等没有明确的，可以在“岗位说明书”中进行进一步明确。所以说一份比较完整的“岗位说明书”的内容具有一个小制度的功能。
第二，变更的功能。在企业规章制度中的管理职责、工作要求或管理内容、管理事项等没有明确的，亦可以在“岗位说明书”中进行变更。企业规章制度相对稳定一至二年时间，尽管可以作出补充规定或者解释，但由于涉及面比较广，系统性强，没有“岗位说明书”具有变更其内容的灵活性。
第三，证据的功能。“岗位说明书”作为员工“劳动合同”中工作内容及要求的附件，具有法律性，同时也具有证据性。一旦劳动关系当事人发生劳动争议或者纠纷，“岗位说明书”具有证据的功能。

企业执行力为什么不强？

当竞争氛围始终在企业周围时，时常会感到紧迫感这时迫切需要企业有执行力，来适用日益竞争的环境。但大都数企业总感到自己的企业执行力差或不强，总认为员工执行能力有问题，这种看法是不客观的。
什么是执行力？
所谓执行力，指的是贯彻战略意图，完成预定目标的操作能力。是把企业战略、规划转化成为效益、成果的关键。执行力包含完成任务的意愿，完成任务的能力，完成任务的程度，即到位率、完成率和有效率。
执行力，就个人而言，就是把想做的事做成功的能力。
企业的执行力是一个系统、组织和团队。一个企业是一个组织，一个完整的肌体。执行力是企业管理成败的关键。只要企业有好的管理模式、管理制度，好的带头人，充分调动全体员工的积极性，管理执行力就一定会得到最大的发挥，企业就一定能创造百年企业的目标。企业要实现“办一流企业、出一流产品、创一流效益”的经营宗旨，解决管理中存在的问题，就必须在机制环节中打造一流的企业执行力。一个执行力强的企业，必然有一支高素质的员工队伍，而具有高素质员工队伍的企业，必定是充满希望的企业。
企业的执行力差或不强的主要原因分析：
第一，在思想观念中的缺失。在解决价值观取向问题中，不注重统一思想、统一认识、统一行动，就不可能具有凝聚力、战斗力和执行力。
第二，在规章制度中的缺失。在制定中，没有规划、没有系统、没有重点，就制定而制定，企业怎么可能有理想的执行力。
第三，在计划或规划中的缺失。在编制中，不遵循权利原则、不遵循义务原则、不遵循利益原则、不遵循责任原则等，企业不可能有满意的执行力。
第四，在流程或程序中的缺失。在制定中，不讲合理或科学的依据、不讲重点或细节的重要、不讲评估或认证的环节，势必会影响企业执行的效率。
第五，在岗位说明书中的缺失。在设计和编写中，只考虑职责或权限的内容，不考虑权利和义务及责任的内容，这样的结果就是，对员工没有约束力，对企业没有什么执行力可言。
第六，在实际操作中的缺失。在实际运行管理中，企业放任自由，不培训、不指导、不监督、不检查、不反馈、不考核，企业自己不行使权利或不作为，执行力当然要大打折扣。

员工的权利和义务法定化、具体化

由于企业工作性质缘故，员工的权利和义务与公民或公务员权利和义务是不一样，除劳动法规定的基本权利和义务外，员工其他工作权利和义务是由企业制度规定的，它最大特点是动态化、具体化。
法律关系中员工的权利和义务：
《劳动法》第一章总则第三条规定：“劳动者享有平等就业和选择职业的权利、取得劳动报酬的权利、休息休假的权利、获得劳动安全卫生保护的权利、接受职业技能培训的权利、享受社会保险和福利的权利、提请劳动争议处理的权利以及法律规定的其他劳动权利”。这就是员工享有的基本权利。
《劳动法》第一章总则第三条第一款规定：“劳动者应当完成劳动任务，提高职业技能，执行劳动安全卫生规程，遵守劳动纪律和职业道德”。这就是员工需要履行的基本义务。
《安全生产法》第一章总则第六条规定：“生产经营单位的从业人员有依法获得安全生产保障的权利，并应当依法履行安全生产方面的义务”。这就是员工享有的安全权利和需要履行的安全义务。
《企业职工奖惩条例》第一章总则第二条规定：“企业职工必须遵守国家的政策、法律、法令，遵守劳动纪律，遵守企业的各项规章制度，爱护公共财产，学习和掌握本职工作所需要的文化技术业务知识和技能，团结协作，完成生产任务和工作任务”。 这就是员工需要履行的基本义务。
《劳动法》第三章劳动合同规定第十七条第一款规定：“劳动合同依法订立即具有法律约束力，当事人必须履行劳动合同规定的义务”。
“上海市劳动合同范本”使用说明第一条就明确：“用人单位与职工签订劳动合同时，双方应认真阅读劳动合同。劳动合同一经依法签订即具有法律效力，双方必须严格履行”。
工作关系中员工的权利和义务：
第一，由企业规章制度中规定员工的权利和义务，如：管理职责和权限、程序或流程、标准或规范、要求或内容、方法或措施、利益或责任等；
第二，由企业岗位说明书中规定员工的权利和义务，如：工作职责、权限、义务和责任等；
第三，由企业其他条文中规定员工的义务，如：工作任务、工作期限、工作质量、工作要求等；
第四，由企业领导的报告或讲话明确员工的义务，如：工作任务、工作期限、工作质量、工作要求等。
在实际经营管理活动中，员工必须履行“岗位说明书”、企业制度中规定的义务或领导明确的要求及义务。

对现有岗位说明书的思考

严格地讲，岗位说明书属于企业组织制度的范畴，其重要性不言而喻，提升企业执行力首先得从完善岗位说明书开始。企业的岗位说明书格式及内容从上至下只有一个版本，根据不同的岗位，填写不同的工作职责、工作权限、工作义务和工作责任等。现将有关情况思考解读如下：
关于工作职责的情况
职责：是职务与责任的统一。由授权范围和相应的责任两部分组成。职责指某件被认为应该做的，必须做的事。可以说是属于工作类的不得不做的事情，类似于使命。
任何企业岗位说明书中的工作职责或多或少、或细或粗都有几条，为了覆盖工作面，最后一条工作职责是：完成领导交办其他任务。从规范角度此条属于“工作义务”范畴。企业的岗位说明书中光有岗位工作职责是不够的，员工做好工作上事，还需要一定的权利，不然企业要求员工有执行力，这是不可能的。
关于工作权限的情况
权利：指企业对工作关系主体能够做出或者不做出一定行为，以及其要求他人相应做出或者不做出一定行为的许可与保障。权限：指职能权利范围，即行为的限制。
改革开放以来，在企业里经常讲二句话，一是责权利；二是权职明确。事实上享有和行使岗位上的权利，没有真正落实到每一个工作岗位中去。出现了员工只有工作职责，而没有工作职权，只有一般工作，而没有积极进取的现象，使执行力在企业里变为一句口号。
那么，员工有那些职权呢？员工工作性的职权是通过企业制度规定或一定的方式明确下来的。按照员工的职务或职位可分为：监督权、检查权和指导权，调查权或调研权、审核权、审查权，审批权或批准权，调配权、考核权、奖惩权，批评权、建议权等；按照每个员工岗位的基本工作权利可分为：执行权、解释权，报告权、检举权，批评权、建议权等。
关于工作义务的情况
义务：意味着主体必须响应他人的要求，针对客做出某一特定的行为。如员工根据企业及领导的指示或要求去工作，承担其义务。
权利和义务是密切相联的。任何权利的实现总是以义务的履行为条件。在企业内任何员工不能只享有权利而不承担义务，也不会只承担义务而享受不到权利。
在法制环境中，企业是承载权利和义务的载体，法人与法人、法人与员工之间的关系，就是权利和义务的关系。企业需要员工去履行义务，但在实际岗位说明书中又没有员工的工作义务内容，企业执行力不强就情有可原的。
那么，员工有那些义务呢？劳动法第一章总则第三条第一款规定：“劳动者应当完成劳动任务，提高职业技能，执行劳动安全卫生规程，遵守劳动纪律和职业道德”。员工工作性的义务是通过制度规定或一定的方式明确下来的，主要有：服从企业或领导的指挥和调配、执行企业或部门的决议或决定或指令、完成领导交办其他任务、不断学习各种知识、增强合作意识积极与他人团结协作和配合、接受企业或部门的监督检查和指导、正常或紧急情况下的工作报告和请示、拟写个人工作小结或述职报告、遵守企业规章制度和工作纪律或保密纪律、为公司或他人做好人好事、执行企业或领导提出的工作要求和听取客户的意见和要求并满足其需求等等都是员工在实际工作中需要履行的义务。
关于工作责任的情况
责任：通常在两个意义上使用。一是指分内应做的事，如职责、尽责任、岗位责任等。二是指没有做好分内的事，而应承担的不利后果或强制性义务。
在大都数岗位说明书中，没有把“责任”进行明确，员工只知道工作，不知道自己要承担什么样的责任。变成了做多做少、做好做坏一个样，势必造成企业混乱和没有执行力。这就需要在企业规章制度或岗位说明书中明确，如某员工不执行或违反制度规定或因工作过失，给企业造成经济损失的，应当承担赔偿责任。员工承担赔偿责任，就是承担义务；再如员工触犯法律的，将追究法律责任。

新版“岗位说明书”中条款的含义

新版“岗位说明书”中的主要条款有：岗位任职条件、岗位工作职责、岗位工作权限、岗位工作义务和岗位工作责任等。就条款中的含义作些解读：
第一，新版“岗位说明书”中的岗位任职条件包含：学历要求、培训经历、工作经验、能力要求、个性特征和体能要求等具体条件及要求。由于每个企业的体制或情况不一样，所以每个岗位的任职条件及要求也不一样。
第二，新版“岗位说明书”中的岗位工作职责包含：一是企业规定员工做什么事？二是企业规定员工怎么做事？三是企业规定员工如何做事？这些工作内容中有的是工作程序或流程，有的是工作标准或规范，有的是工作事项等。总之，从实践来看，员工的工作内容越具体，越具有可操作性，也便于员工自我管理。
第三，新版“岗位说明书”中的岗位工作权限包含：一是企业规定或授权员工在具体工作中所应有的权利。因为企业的权利，是由员工具体化的，企业规定员工做事的权利，是事业留人中调动员工积极性的有效手段，真正体现在企业里“不讲主人像主人”的文化现象。二是企业规定员工在经营管理活动中所应有的基本权利，是员工参与企业民主管理的有效途经和方式。总之，这样做，更有利企业和员工的健康发展。
第四，新版“岗位说明书”中的岗位工作义务包含：一是根据企业的特点，增加员工忠诚义务条款，凡是企业对员工提出的要求中，出现“应当”、“必须”、“不得”等字眼，都是员工需要履行的工作义务；二是根据有关法规的规定，增加员工应当履行企业对消费者或客户承担义务条款，这就需要通过市场营销等部门的人员具体去履行；三是根据企业文化建设的需要，增加员工必须履行的基本义务条款，如：合作精神、请示汇报、加强学习、完成任务等，这也是企业需要的东西，在企业中形成良好的风气和氛围。
第五，新版“岗位说明书”中的岗位工作责任包含：一是规定员工在行使权利和履行职责和义务中，什么事该做？什么事不该做？二是规定员工在行使权利和履行职责和义务中，不执行规定或者违反规定的，就应当或必须承担责任。这也是一种对员工的教育方式。需要特别注意的是，企业“员工奖惩管理制度”中的具体内容要与现行的“岗位说明书”规定的内容相适应，这样，才能有机地配套起来实施。
第六，新版“岗位说明书”本身的文件性、法律性包含：一是“岗位说明书”要具有文件性，规定编制人由负责此项具体工作的人签字，规定审核人由分管此项工作的人签字，规定批准人由公司总经理签字。二是“岗位说明书”要具有法律性，规定“岗位说明书”作为员工劳动合同中工作内容及要求的附件。
编写“岗位说明书”既是一项具体的工程，又是一项具体的举措，并成为企业文化建设的重要组成部分。对于人力资源部门和用人部门及编写人来说，需要了解劳动法等相关法规的内容，掌握公司现有的制度和政策，熟悉目前公司岗位的特点，才能编写出适合本公司的“岗位说明书”，发挥其积极的效能。
创新是企业永恒的主题。市场在变，企业对员工的要求也需要变，企业需要提升执行力，就要改变目前不适应管理需要的“岗位说明书”，从规范人的的行为入手，围绕员工的权利和义务，在“岗位说明书”中取得创新和突破。同时，需要建立和完善相应的配套规章制度，使之行之有效，更好地提升企业的执行力。 


                                                         陈少松 
                                                         2009年8月18日